1. Ámbito de aplicación

La presente Política de Privacidad de Datos Personales (en adelante, la “Política”) establece las condiciones bajo las cuales ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES ELYTFECOMP CIA. LTDA., con RUC 0190324125001 (en adelante, “LA EMPRESA”), en su calidad de responsable del Tratamiento, recopila, utiliza, almacena, comunica y protege los datos personales de los titulares.

LA EMPRESA, con domicilio en Francisco Moscoso 6-79 y Matilde García, Cuenca, Ecuador, se compromete a tratar los datos personales de manera lícita, leal y transparente, en estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento y demás normativa aplicable.

Contacto en materia de protección de datos: LA EMPRESA ha designado una Responsable Interna de Datos Personales, a quien los titulares pueden dirigirse a través del correo electrónico privacidad@elytfecomp.com.

Esta Política es aplicable a todas las personas naturales cuyos datos personales son o podrían ser tratados por LA EMPRESA, incluyendo, pero sin limitarse a:

  • Colaboradores, Excolaboradores y Postulantes: Personas que mantienen o mantuvieron una relación laboral con LA EMPRESA o que participan en procesos de reclutamiento y selección.
  • Clientes, Potenciales Clientes y sus Representantes: Personas de contacto, apoderados o representantes de las empresas y personas que contratan los servicios de LA EMPRESA.
  • Proveedores, Contratistas y Prestadores de Servicios: Personas de contacto, representantes o personal de empresas proveedoras de bienes o servicios.
  • Participantes en Cursos y Eventos: Personas que se inscriben en cursos, capacitaciones y eventos organizados por LA EMPRESA.
  • Visitantes y Usuarios Web: Personas que visitan el sitio web, interactúan con los perfiles de redes sociales o con las campañas de marketing de LA EMPRESA.

El tratamiento de datos personales se realizará sobre la base jurídica que corresponda en cada caso, incluyendo el consentimiento del titular cuando este sea requerido, la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales o el interés legítimo del responsable debidamente ponderado, conforme a la normativa aplicable. La base jurídica aplicable a cada finalidad se detalla en la sección 4 de esta Política.

2. Datos personales recopilados

LA EMPRESA recopila únicamente los datos personales que son adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. Las categorías de datos personales que se tratan varían según el tipo de titular y la naturaleza de su relación con LA EMPRESA.

a. Datos de Colaboradores, Excolaboradores y Postulantes

  • Identificativos: Nombres y apellidos, número de cédula de identidad, firma, fotografía.
  • De contacto: Dirección domiciliaria, número de teléfono personal y corporativo, correo electrónico personal e institucional.
  • Académicos y Profesionales: Hoja de vida, historial laboral, títulos académicos, certificados de capacitación, licencias de conducir.
  • Financieros y Bancarios: Información de cuentas bancarias para el pago de nómina, roles de pago e información sobre préstamos de caja chica.
  • Datos de Seguridad Social: Información de afiliación al IESS, avisos de entrada y salida y mecanizados del IESS.
  • Biométricos: Registros de reconocimiento facial para el control de asistencia, tratados bajo medidas reforzadas de seguridad, acceso restringido y cifrado, exclusivamente para control de asistencia. Su tratamiento se basa en el consentimiento explícito del colaborador, otorgado por escrito y de forma separada; LA EMPRESA ofrecerá un mecanismo alternativo de registro de asistencia a quien no otorgue dicho consentimiento.
  • Datos de Salud: Historias clínicas, certificados médicos de aptitud laboral, resultados de evaluaciones médicas ocupacionales y partes de atención médica, tratados con la máxima confidencialidad por el personal autorizado. Se tratan para cumplir las obligaciones legales de seguridad y salud en el trabajo y, cuando corresponda, con el consentimiento explícito del colaborador.
  • Antecedentes penales: Récord policial, tratado siempre que exista una base legal habilitante, una necesidad estrictamente proporcional a la actividad y medidas reforzadas de confidencialidad. Solo se solicita cuando lo exija la naturaleza del cargo o un requisito contractual de los clientes para el ingreso a sus instalaciones.
  • Otros: Datos de cargas familiares, contactos de emergencia e imágenes fotográficas para verificar el uso de Equipo de Protección Personal (EPP).

b. Datos de Clientes, Potenciales Clientes y sus Representantes

  • Identificativos: Nombres y apellidos, número de RUC o cédula de identidad.
  • De contacto: Dirección, números de teléfono, correos electrónicos de contacto.
  • De facturación: Datos necesarios para la emisión de comprobantes de venta.
  • Datos de representantes: Nombres, cargos y datos de contacto de las personas que actúan como contraparte en clientes corporativos.

c. Datos de Proveedores, Contratistas y Prestadores de Servicios

  • Identificativos: Nombres y apellidos, número de RUC o cédula de identidad, firma.
  • De contacto: Dirección, números de teléfono, correos electrónicos.
  • Financieros y Bancarios: Información de cuentas bancarias para la gestión de pagos por los servicios o productos suministrados.

d. Datos de Participantes en Cursos y Eventos

  • Identificativos: Nombres y apellidos, número de cédula de identidad.
  • De contacto: Correo electrónico, número de teléfono.
  • De facturación: Datos necesarios para la emisión de la factura por el servicio de formación.

e. Datos de Visitantes y Usuarios Web

  • Identificativos y de contacto: Nombres y apellidos, correo electrónico y teléfono proporcionados en formularios de contacto.
  • Datos de navegación: Dirección IP, tipo de navegador y cookies de sesión o analítica generadas durante la interacción con el sitio web.

Cookies: El sitio web utiliza cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, únicamente cuando el usuario lo acepta a través del aviso de cookies, cookies de analítica. El usuario puede rechazar o configurar las cookies no necesarias en cualquier momento desde dicho aviso o desde la configuración de su navegador.

LA EMPRESA declara que no recopila ni trata intencionadamente datos personales de niñas, niños y adolescentes menores de 15 años. Si se detectara que se han recopilado datos de un menor sin el consentimiento válido de su representante legal, se adoptarán las medidas necesarias para su eliminación, de conformidad con el artículo 26 del Reglamento a la LOPDP.

3. Origen de los datos

LA EMPRESA puede obtener sus datos personales a través de diversas fuentes, siempre en el marco de la legalidad y para propósitos legítimos. Las principales fuentes son:

a. Proporcionados directamente por el Titular

Recopilamos los datos que el titular nos proporciona de manera voluntaria al interactuar con nosotros, por ejemplo, cuando:

  • Entrega su hoja de vida, en formato físico o digital, para postular a una vacante.
  • Firma contratos laborales, de servicios o comerciales.
  • Completa formularios de inscripción a cursos y capacitaciones.
  • Se comunica por correo electrónico, llamadas telefónicas o aplicaciones de mensajería como WhatsApp.
  • Entrega facturas para la gestión de pagos.
  • Se registra en el sistema biométrico de control de asistencia.
  • Completa formularios de contacto o de solicitud de información en el sitio web.

b. Obtenidos a través de Terceros

En ciertas circunstancias, LA EMPRESA recibe datos personales de terceros que cuentan con la legitimación para compartirlos, tales como:

  • Plataformas de empleo: Como LinkedIn o Facebook, desde donde se obtienen hojas de vida de postulantes.
  • Clientes corporativos: Que proporcionan datos de su personal para la coordinación de trabajos en sus instalaciones.
  • Organizaciones gremiales: Como la Cámara de Industrias, Producción y Empleo (CIPEM), que proporcionan listas de contactos para fines comerciales.
  • Bases de datos heredadas: De colaboradores anteriores, cuyo origen es evaluado para procurar su legitimidad.

c. Obtenidos de Fuentes de Acceso Público

Para actividades de prospección comercial, LA EMPRESA puede recopilar datos de contacto de empresas y profesionales disponibles en fuentes públicas, como sitios web corporativos, directorios profesionales o plataformas. Estas actividades se realizan bajo una evaluación de interés legítimo y garantizando mecanismos simples para que el titular pueda oponerse a futuras comunicaciones.

4. Finalidades del tratamiento

LA EMPRESA trata sus datos personales con finalidades específicas, explícitas y legítimas, basadas en su consentimiento, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal o el interés legítimo del responsable. A continuación, se detallan las finalidades agrupadas por categoría de titular:

a. Para Colaboradores, Excolaboradores y Postulantes

  • Gestionar los procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.
  • Formalizar la contratación, gestionar el expediente laboral y administrar las obligaciones derivadas del contrato de trabajo.
  • Procesar el pago de salarios, beneficios sociales, bonificaciones y otras compensaciones, así como gestionar préstamos de caja chica.
  • Cumplir con obligaciones legales ante el IESS y el Ministerio del Trabajo, incluyendo avisos de entrada y salida y actas de finiquito.
  • Gestionar la seguridad y salud ocupacional: evaluaciones médicas, registro de aptitud laboral, entrega de EPP y verificación del cumplimiento de normas de seguridad.
  • Registrar y verificar la asistencia y el cumplimiento del horario de trabajo a través del sistema biométrico.
  • Compartir la información necesaria del personal técnico con los clientes para autorizar su ingreso y la ejecución de trabajos en sus instalaciones.
  • Registrar la asistencia y participación del personal en programas de formación internos y externos.
  • Asignar y controlar el uso de equipos tecnológicos, herramientas y credenciales de acceso a los sistemas de la empresa.

Base de legitimación: ejecución del contrato de trabajo y de las medidas precontractuales del proceso de selección; cumplimiento de obligaciones legales laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo (incluida la verificación del uso de EPP); ejecución de los contratos con clientes para la comunicación de datos del personal técnico requerida para el ingreso a sus instalaciones; consentimiento explícito para el tratamiento de datos biométricos y, cuando corresponda, de salud; y consentimiento del postulante para conservar su hoja de vida en el banco de talento.

b. Para Clientes, Potenciales Clientes y sus Representantes

  • Coordinar y ejecutar los servicios de instalación, mantenimiento y soporte técnico contratados.
  • Emitir los comprobantes de venta por los servicios prestados y gestionar el proceso de cobro.
  • Mantener una base de datos de clientes para la comunicación, la promoción de nuevos servicios y la prospección comercial.
  • Elaborar, firmar y administrar los contratos de prestación de servicios y las actas de mantenimiento o entrega-recepción de equipos.

Base de legitimación: ejecución del contrato y aplicación de medidas precontractuales; cumplimiento de obligaciones legales tributarias para la facturación; interés legítimo para la prospección comercial dirigida a contactos profesionales de empresas, con derecho de oposición en cualquier momento; y consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales por medios electrónicos.

c. Para Proveedores, Contratistas y Prestadores de Servicios

  • Procesar las facturas y realizar los pagos correspondientes por los bienes o servicios adquiridos.
  • Gestionar los contratos y la documentación necesaria para formalizar la relación comercial.

Base de legitimación: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales tributarias.

d. Para Participantes en Cursos y Eventos

  • Administrar el registro de los participantes, gestionar la logística del curso y comunicar información relevante.
  • Emitir las facturas correspondientes y generar los certificados de participación o aprobación del curso.

Base de legitimación: ejecución de la relación derivada de la inscripción; cumplimiento de obligaciones legales tributarias para la facturación; y consentimiento para el uso de imagen o voz cuando el curso o evento sea grabado.

e. Finalidades Generales

  • Marketing y Comunicación: Enviar comunicaciones comerciales e informativas por correo electrónico y gestionar la presencia de la marca en redes sociales, con mecanismos claros para que el titular retire su consentimiento o se oponga al tratamiento en cualquier momento.
  • Seguridad de la Información: Administrar la infraestructura tecnológica, realizar respaldos de información y gestionar los accesos para proteger los activos de información de la empresa.

Base de legitimación: consentimiento para el envío de comunicaciones comerciales (marketing), que puede revocarse en cualquier momento; e interés legítimo y cumplimiento del deber legal de seguridad para la gestión de la seguridad de la información.

5. Transferencias de datos personales a terceros

LA EMPRESA no vende, alquila ni cede a título oneroso los datos personales de los titulares. Sin embargo, para cumplir con las finalidades descritas, puede ser necesario comunicar o transferir dichos datos a terceros, bajo estrictas condiciones de seguridad y confidencialidad. Estas comunicaciones se realizan principalmente a:

  • Entidades Públicas: Se comparte información con el IESS y el Ministerio del Trabajo para el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.
  • Clientes Corporativos: Se transfiere información identificativa y profesional de los colaboradores técnicos a clientes corporativos para gestionar las autorizaciones de acceso necesarias para la prestación de servicios en sus instalaciones. La información compartida se limita estrictamente a la requerida para fines de control de acceso y cumplimiento de seguridad.
  • Encargados del Tratamiento: Terceros que prestan servicios en nombre de LA EMPRESA y tratan datos por su cuenta, tales como la agencia de marketing (redes sociales y campañas de correo electrónico), los servicios contables externos, el médico ocupacional, el proveedor del sistema biométrico de asistencia y los proveedores de correo electrónico y almacenamiento en la nube. En estos casos se suscribe un contrato de encargo de tratamiento con cláusulas de protección de datos, confidencialidad y seguridad, conforme a la LOPDP.
  • Auditores Externos: Durante procesos de auditoría, se puede compartir información con los auditores designados por clientes corporativos para verificar el cumplimiento de estándares comerciales, operativos y de seguridad.
  • Autoridades Competentes: Cuando exista un requerimiento legal debidamente fundamentado por parte de autoridades judiciales o administrativas competentes.

Transferencias internacionales: cuando se comuniquen datos personales a destinatarios ubicados fuera del Ecuador, incluidos clientes corporativos con sede o infraestructura en el exterior y proveedores de servicios en la nube, LA EMPRESA verificará previamente que el país de destino ofrezca un nivel de protección adecuado o, en su defecto, implementará garantías adecuadas conforme a la LOPDP, tales como cláusulas contractuales de protección de datos y medidas técnicas de seguridad. Las transferencias internacionales vigentes, sus destinatarios, países de destino y garantías aplicadas se documentan en el Registro de Actividades de Tratamiento.

6. Uso ético de la inteligencia artificial

En la medida en que LA EMPRESA incorpore sistemas de inteligencia artificial (IA) en alguno de sus procesos, se compromete a emplear estas tecnologías de manera responsable y ética, bajo los siguientes principios:

  • Transparencia: Se informará a los titulares cuando estén interactuando con un sistema de IA, y los procesos automatizados se explicarán de manera clara y sencilla siempre que sea posible.
  • Control Humano: Los sistemas de IA operarán con supervisión humana. El titular podrá solicitar la intervención de un operador humano, especialmente en situaciones complejas o que requieran rectificación de datos.
  • Privacidad y Seguridad: Los sistemas de IA solo accederán a los datos estrictamente necesarios para cumplir su función, con controles para evitar accesos no autorizados.
  • Equidad y No Discriminación: LA EMPRESA procura que los algoritmos no generen resultados discriminatorios o injustos, revisándolos periódicamente para mitigar posibles sesgos.
  • Responsabilidad: El titular podrá solicitar revisión humana respecto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados cuando produzcan efectos jurídicos o le afecten significativamente.

7. Conservación de datos personales

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, así como para atender las obligaciones legales y posibles responsabilidades que pudieran derivarse de dicho tratamiento, de acuerdo con el principio de limitación del plazo de conservación.

Para determinar el período de conservación adecuado, LA EMPRESA aplica los siguientes criterios:

  • Datos de Colaboradores: Se conservan mientras dure la relación laboral. Finalizada esta, la información se mantiene bloqueada durante los plazos de prescripción legal aplicables para atender posibles reclamaciones laborales, de seguridad social o de cualquier otra naturaleza.
  • Datos de Postulantes no Seleccionados: Se conservan por un máximo de un (1) año desde el cierre del proceso de selección o, si el postulante lo autoriza expresamente, hasta dos (2) años en el banco de talento, salvo que solicite su eliminación con anterioridad.
  • Datos de Clientes, Proveedores y Contratistas: Se conservan mientras se mantenga la relación contractual o comercial y, una vez finalizada, durante los plazos legales que establezca la normativa tributaria, mercantil y civil aplicable. Por regla general, siete (7) años para comprobantes de venta y datos de facturación.
  • Datos tratados en base al consentimiento: Se conservan mientras el titular no revoque su consentimiento y no haya expirado la finalidad para la cual fueron recabados.

Los plazos detallados por tipo de dato constan en la Matriz de Conservación de Datos del Manual del Sistema de Gestión de Protección de Datos Personales de LA EMPRESA. Cuando un mismo dato esté sujeto a dos plazos, prevalece el más largo.

Una vez concluidos los períodos de conservación y cuando no exista una obligación legal que justifique su retención, los datos personales serán eliminados de forma segura o sometidos a un proceso de anonimización irreversible.

8. Seguridad de la información

En cumplimiento del principio de seguridad de datos personales y de la LOPDP, LA EMPRESA se compromete a adoptar las medidas técnicas, organizativas y administrativas necesarias y apropiadas para proteger los datos personales contra cualquier riesgo de vulneración, como el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Entre las medidas implementadas se incluyen, sin limitarse a:

  • Controles de acceso lógico a los sistemas de información, basados en roles y perfiles de usuario.
  • Uso de contraseñas y cifrado para proteger archivos que contienen información sensible.
  • Almacenamiento de documentación física con datos personales en archivos o bodegas con acceso restringido.
  • Realización de respaldos periódicos de la información digital.
  • Sensibilización y formación al personal sobre sus responsabilidades en materia de protección de datos.

No obstante, ninguna transmisión por Internet o sistema de almacenamiento electrónico es completamente infalible. LA EMPRESA implementa controles para proteger la información, pero no puede asumir responsabilidad por incidentes que se originen por la falta de diligencia del titular, como la pérdida de credenciales, el uso de redes no seguras o la acción de software malicioso en sus propios dispositivos.

9. Ejercicio de derechos

LA EMPRESA reconoce y facilita el ejercicio de los derechos de los titulares sobre sus datos personales, de conformidad con la LOPDP. Estos derechos son:

  • Acceso: Conocer y obtener información sobre los datos personales que LA EMPRESA trata sobre usted.
  • Rectificación y Actualización: Solicitar la corrección de datos personales que sean inexactos, incompletos o estén desactualizados.
  • Eliminación: Pedir la supresión de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos o se haya retirado el consentimiento.
  • Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales por razones relacionadas con su situación particular, en los casos que la ley lo permita.
  • Portabilidad: Recibir sus datos personales en un formato compatible, estructurado, de uso común y lectura mecánica, y comunicarlos o transferirlos a otro responsable.
  • Suspensión del Tratamiento: Solicitar la suspensión temporal del tratamiento cuando se impugne la exactitud de los datos, el tratamiento sea ilícito o se haya opuesto al mismo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular o su representante legal debidamente acreditado podrá enviar una solicitud escrita y firmada, adjuntando una copia de su documento de identidad, a través de los siguientes canales:

  • Correo electrónico: privacidad@elytfecomp.com
  • Dirección física: Francisco Moscoso 6-79 y Matilde García, Cuenca, Ecuador

LA EMPRESA atenderá la solicitud dentro de los plazos establecidos en la LOPDP y su Reglamento, conforme a su Procedimiento para el Ejercicio de Derechos.

Si considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP).

10. Actualizaciones de la política

LA EMPRESA se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o a nuevas prácticas empresariales.

Cualquier cambio será comunicado oportunamente a los titulares a través de los canales habituales de comunicación, como el sitio web https://www.elytfecomp.com/ o mediante correo electrónico. El uso continuado de nuestros servicios tras la notificación de los cambios implicará la aceptación de la nueva versión de la Política. Cuando un cambio afecte a un tratamiento basado en el consentimiento o incorpore nuevas finalidades, LA EMPRESA solicitará nuevamente el consentimiento del titular.

Se recomienda a los titulares revisar periódicamente este documento para mantenerse informados sobre cómo protegemos su información.
En caso de necesitar realizar algún cambio con respecto a los derechos de sus datos personales, seguir los pasos del siguiente formulario: Formulario Datos Personales ELYTFECOMP.